Cliente moroso: ¿Qué hacer cuando un cliente no paga?

Algo por lo que todos los locutores tienen que atravesar casi a diario, es el cobro de una factura vencida: un cliente moroso que no ha pagado una cuenta pendiente, incluso después de haberle enviado un recordatorio tras otro.

Cuando se trata de cobrar por tu trabajo, el viejo dicho «espera lo mejor pero prepárate para lo peor» es un buen consejo.

Y cuando empieza a parecer que ese cliente está intentando evitar pagarte… ¿Qué puedes hacer? Tienes varias opciones, como vender la factura o emprender acciones legales, que podrían hacerte recuperar parte o la totalidad del dinero.

Disponer de sistemas de cobro antes de empezar a trabajar y desplegarlos cuando llegue el momento de cobrar puede ayudarte a conseguir el dinero que te deben.

Aquí tienes algunas formas de asegurarte de que tus clientes te paguen a tiempo y qué hacer si no lo hacen, vamos a separarlo en dos partes… ¿bien? Vamos.

Parte 1: Medidas para evitar un cliente moroso

Cumplir estas cláusulas te ayudará a no involucrarte con un cliente moroso, míralo como una evaluación anticipada de cada cliente nuevo que está interesado en tus servicios.

1. Investiga al cliente

Antes de aceptar trabajar con alguien, investiga a la persona o a la compañía que representa. ¿Tiene una reputación local de pagar a tiempo, o hay otras pequeñas empresas que se niegan a trabajar con esa persona por sus retrasos en los pagos?

Si el posible cliente tiene mala reputación en tu ciudad, es posible que quieras evitar tratar con él o ella.

2. Establece expectativas claras desde el principio

Establece las bases para el cobro cuando tú y tu cliente acuerden por primera vez el encargo. Discute los honorarios, los procedimientos de facturación y las fechas de pago antes de comenzar el trabajo, y documenta tu acuerdo antes de empezar.

3. Crea un contrato

Debes hacer que cada cliente firme un contrato contigo antes de empezar a trabajar. El contrato debe detallar el proyecto que vas a realizar, cuánto te pagará el cliente y cuándo se esperan los pagos.

Esto te servirá de guía: El contrato de locución y modelo de contrato en PDF

También debe indicar que se cobrarán tasas o recargos por demora si la factura del cliente permanece impagada durante un tiempo determinado. Sé sincero en cuanto a la cuantía de los gastos de demora.

De este modo, si tienes que emprender acciones legales, el cliente moroso estará legalmente obligado a cumplir el contrato.

4. Solicita pagos por adelantado para proyectos muy grandes

Muchas empresas y dueños de negocios piden un porcentaje de pago por adelantado antes de empezar el trabajo.

Otros esperan que se les pague durante el proyecto, cuando se haya terminado cada etapa. De este modo, si el cliente no paga la primera factura a tiempo, puedes dejar de trabajar y negarte a terminar el proyecto hasta que te paguen.

Y bueno, si el cliente se niega a pagar un porcentaje por adelantado, ¡es una clara señal para no aceptar el proyecto!

5. Establece recargos por pagos tardíos

Establece una estructura para los cargos por demora, idealmente una política escrita en el contrato o en las facturas. Empieza por algo pequeño, tal vez 15 o 30 días después de que una factura quede impagada.

Puedes enviar un mensaje de antemano diciendo que, como la factura lleva tanto tiempo sin pagarse, vas a tener que añadir un recargo por demora si no se paga en 48 horas, o algo similar.

Tú has hecho el trabajo y ellos no están cumpliendo su parte del trato. Así que un cargo por retraso en este punto es completamente justo. Sigue añadiendo esos cargos por retraso si aún no han pagado después de tu recordatorio.

Parte 2: ¿Qué hacer cuando un cliente no te paga?

Si cumpliste todos los pasos anteriores, pero de todas formas diste finalmente con un cliente moroso que no respetó los plazos de pago ni el contrato, acá hay otras medidas a tomar:

6. Envía un recordatorio de pago

Envíale un recordatorio por escrito cuando no recibas el pago en la fecha de vencimiento.

Vuelve a enviar la factura con un mensaje de que no has recibido el pago. No tienes la obligación de dar a tu cliente moroso un plazo adicional, pero si tratas con una empresa grande que necesita más tiempo para procesar los pagos, establece una fecha de vencimiento en una o dos semanas.

Si no te pagan en el plazo que has fijado, es el momento de avanzar al siguiente paso.

7. Envía una carta de cobro de deudas

Una carta de cobro es más formal que un recordatorio. Incluye la fecha de vencimiento del pago; proporciona un plazo para enviar el pago (normalmente dos semanas); los métodos de pago que acepta; y una declaración sobre las medidas que tomarás si no recibes el pago.

La declaración que describe el siguiente paso puede ser una sugerencia vaga (como «para evitar más acciones»), o una declaración más contundente de que pasarás el asunto a una agencia de cobros o iniciarás acciones legales.

Tu elección dependerá del tiempo transcurrido, de la cantidad adeudada y, posiblemente, de tu deseo de salvar a este cliente para futuros negocios.

8. Ponte en contacto personalmente

Si no recibes respuesta a sus recordatorios y cartas, considera la posibilidad de llamar o reunirte con el cliente para hablar del problema y negociar una solución.

Empieza por ponerte en contacto con el departamento de cuentas por pagar o de compras o con tu contacto dentro de la compañía. Si la persona con la que hablas no te ayuda, sube por la cadena de mando, incluido el presidente de la empresa.

Comienza recordando al cliente moroso las condiciones de pago que todos acordaron seguir y haz preguntas que te ayuden a entender por qué no te han pagado.

Si el motivo es un simple descuido, llamar la atención de la empresa mediante un contacto personal puede ser todo lo que necesitas para que te paguen. Pero si no te han pagado porque la empresa está pasando por dificultades financieras, quizá quieras establecer un plan de pagos o aceptar un pago parcial para resolver la situación sin tener que recurrir a acciones más costosas y largas.

9. Envía una carta de reclamación final

Si el cliente sigue sin pagar, envíale una carta de requerimiento final antes de presentar una demanda. Un requerimiento final es muy parecido a la carta de cobro de deudas descrita anteriormente, pero suele indicar más claramente que tiene la intención de demandar si el cliente no paga.

También puedes contratar a un abogado para que redacte una carta de demanda final.

El contenido de la carta debería ser el mismo independientemente de quién la escriba, pero cuando la demanda proviene de un abogado suele recibir más atención y tiene más peso.

El costo que implica que un abogado escriba una carta es sustancialmente menor que lo que pagarías si el abogado te representara en un juicio, y a menos que acuerdes lo contrario, no hay obligación de retener al abogado si más tarde decides demandar.

Otros consejos adicionales

A todos nos pone de mal humor que no nos paguen por nuestros servicios, y peor aún que nos ignoren; pero esto no significa que debemos sacar la furia y enloquecernos…

Sé educado y profesional

Esperar a que te paguen es estresante, pero es importante recordar que se pueden atrapar más moscas con miel que con vinagre, como dice el refrán.

Aplica la persistencia

Cuando se trata de cobrar deudas, el que más ruido hace suele cobrar primero. Un cliente moroso que tiene problemas económicos y que sólo tiene dinero para pagar a un acreedor, probablemente pagará al que más se queje.

Sé puntual en el seguimiento

Aunque resulte incómodo, es importante realizar todos los pasos de seguimiento con prontitud. Es más fácil cobrar una deuda menor que una mayor, y dejar que la deuda (y los cargos por demora) se acumulen a lo largo de los meses sólo hará que sea más difícil cobrar.

No sigas trabajando con ese cliente moroso

Si estás trabajando en un proyecto de larga duración o en un encargo continuo por el que has acordado que te paguen mensualmente o en intervalos similares, debes dejar de entregar el trabajo después de que tu cliente incumpla un pago.

A veces basta con avisar al cliente de que has dejado de trabajar para que corra a pagarte.

Riega la voz

Es importante que comuniques tu mala experiencia con un cliente, por eso es bueno hablar con tus colegas más cercanos y hacerles saber con quién deben evitar trabajar.

¿Cuándo rendirse?

Si ha seguido los pasos descritos anteriormente y su cliente sigue sin pagar, tendrá que decidir si llevas el caso a los tribunales o contrata a una agencia de cobros.

Pero si el cliente ha cerrado el negocio o ha desaparecido de la faz de la tierra, es probable que cualquier acción adicional sólo le haga perder el tiempo.

Lo mejor que puedes hacer es asesorarte con un experto en el tema.